¿Cómo se planifica el presupuesto anual de una empresa?

Gestionar el presupuesto anual de una empresa de forma eficaz puede ser uno de los mayores desafíos para su éxito. Descubre los pasos para preparar una estrategia realista y el impacto que tendrá en los resultados finales.

Podemos concebir el presupuesto anual de una empresa como la expresión en forma numérica de sus planes para el corto y medio plazo. Constituye una herramienta de cooperación y control que sirve para reflejar los objetivos de ventas de la organización y encaminar las estrategias empresariales a la consecución de esos objetivos.

Toda empresa debe disponer de un presupuesto bien estructurado y basado en estimaciones fiables. Dado que existen una serie de gastos e ingresos referidos a un año, el presupuesto del ejercicio anual tiene especial importancia porque servirá de guía para lograr sus objetivos durante el año.

La planificación del presupuesto comienza con la definición de los objetivos estratégicos de la empresa y culmina con el diseño de los planes operativos necesarios para lograr esos objetivos.

El presupuesto anual debe contemplar también los ingresos previstos y los gastos necesarios para generar esos ingresos. Estas partidas deberán ser anotadas de manera exhaustiva para que la estimación obtenida sea lo más realista posible.

En Prosegur Cash conocemos la importancia de la elaboración del presupuesto anual, por eso disponemos de herramientas para hacerlo más sencillo como el servicio de administración de tesorería.

Toda planificación presupuestaria requiere una contabilidad organizada con antelación. Una buena conciliación bancaria es indicativa de una contabilidad fidedigna. Asimismo, instrumentos como nuestras caja inteligentes o las soluciones de efectivo adaptables a todo tipo de negocio son garantía de seguridad en el manejo de fondos que hace innecesario contar con una partida en el presupuesto anual para cubrir pérdidas por eventuales robos de efectivo.

¿Cómo planificar el presupuesto de una empresa?

Lo mejor a la hora de diseñar el presupuesto de una empresa es establecer unas prioridades y un proceso paso a paso:

Definición de la situación de partida. El primer paso a realizar en la planificación de un presupuesto, cualquiera que sea su ámbito temporal, es un correcto análisis de la situación financiera inicial. Solo así se conocerá el estado financiero de la empresa. Análisis del mercado del que forma parte la empresa.

Con esta información se pueden empezar a crear las metas financieras que se quieren conseguir. Para ello hay que realizar los pasos siguientes:

Es importante establecer metas que sean alcanzables y que puedan ser evaluadas con precisión. Para lograr esto, es necesario utilizar la información obtenida de los análisis previos para asegurarse de que las metas sean realistas.

También es crucial que las metas sean mensurables, de manera que se pueda monitorear el progreso y determinar si se están cumpliendo las expectativas y los gastos previstos en cada periodo. Si no se están logrando los objetivos, es importante identificar los problemas y realizar los ajustes necesarios de manera oportuna.

Realizar una estimación de los ingresos para el período cubierto por el presupuesto. Antes de asignar fondos para gastos es preciso determinar, con el máximo rigor, los ingresos y el flujo de efectivo.
Establecer el límite de gasto. El tope en el gasto estará condicionado por el estado financiero de la compañía. Ello permite crear prioridades, localizar fugas y detectar los puntos fuertes.

Para poder fijar este límite es preciso realizar una identificación de los gastos. Para ello se pueden establecer tres categorías: Costos fijos, gastos variables y gastos únicos.

Costos fijos que permanecen estables a lo largo del tiempo sin experimentar modificaciones drásticas. En muchos casos están sujetos a contrato como los alquileres de locales o las suscripciones de telefonía o software.

Gastos variables. Cambian con el tiempo dependiendo de varios factores. Los gastos de agua, luz o gas entran en esta categoría. También las comisiones de venta o los costes de materiales, entre otros.
Gastos únicos. Gastos que no se repiten. Se dan con menos frecuencia como la compra de equipos e instalaciones.
Determinar los costes a asignar. Cada departamento debe contar con su propia asignación de gastos. Para que esta sea adecuada hay que definir la estrategia adecuada para que las ventas puedan cubrirla y el negocio sea rentable.
Revisar y modificar el presupuesto de forma recurrente. El presupuesto ha de ser realista, pero también ha de poder cambiarse según la situación mensual que se presente

Ventajas de realizar el presupuesto anual de una empresa

El presupuesto anual es un instrumento contable fundamental para conseguir que una empresa alcance sus objetivos anuales. Su elaboración aporta numerosos beneficios que redundan en el crecimiento del negocio, entre los que se pueden destacar:

Tener una visión del futuro del negocio basada en datos cuantificables y medibles.
Optimización de la planificación estratégica.
Permite prevenir los eventuales problemas de liquidez y la escasez de efectivo para conseguir financiación a tiempo.
Simplifica la comunicación interna y la colaboración entre las distintas áreas de la empresa.

Su evaluación y examen facilitan el descubrimiento de las desviaciones que pudieran darse en el plan para poder corregir los fallos y redirigir la estrategia a tiempo para conseguir las metas fijadas.
Aportan una mayor eficacia operacional.
Facilita la óptima gestión de los recursos empresariales, mediante una comparación periódica de los resultados reales obtenidos con los datos incluidos en el presupuesto, para poder monitorizar si se están cumpliendo los objetivos marcados en el presupuesto anual.
Posibilita un mejor control administrativo y contable.
Contribuye al incremento de la estimulación del personal puesto que se trabaja para alcanzar los objetivos planificados y facilita que los responsables de cada área tengan más control sobre las áreas que corresponde a su departamento.

Efectivo

Gestión de Negocios